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Engagement et politique d’ACCLAIM Gestion d’invalidité en matière de protection des renseignements personnels

ACCLAIM Gestion d’invalidité estime que la protection des renseignements personnels fait partie intégrante de la qualité de ses services. Nous respectons les droits relatifs à la protection des renseignements personnels et nous utilisons, recueillons, divulguons, conservons et détruisons les renseignements de façon raisonnable et responsable. Tout le personnel d’ACCLAIM Gestion d’invalidité s’engage à respecter des normes strictes de confidentialité, qui sont intégrées dans notre politique et nos pratiques, et rédigées conformément à toutes les lois applicables.

« Nous » désigne dans la présente ACCLAIM Gestion d’invalidité.

Responsabilité

ACCLAIM est responsable des renseignements personnels qu’elle détient et a désigné une équipe de protection des renseignements personnels qui est chargée de la conformité d’ACCLAIM aux principes et à la loi sur la protection des renseignements personnels. La chef de la protection des renseignements personnels d’ACCLAIM est Mme Anne Desjardins, vice-présidente, Projets spéciaux. Les membres de l’équipe de la protection des renseignements personnels proviennent du Sud de l’Ontario, du Nord de l’Ontario, de l’Est du Canada et de l’Ouest canadien.

Types de renseignements personnels recueillis

Selon la nature de votre relation professionnelle avec nous, nous recueillons des renseignements qui comprennent notamment ce qui suit :

  • Coordonnées : nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel
  • Date de naissance
  • Sexe
  • État matrimonial
  • Appartenance ethnique ou culturelle
  • Langue / Besoin d’un interprète
  • Date de la blessure / maladie / accident
  • Numéro d’assurance social / coordonnées bancaires
  • Antécédents médicaux et renseignements sur l’état de santé actuel – pronostic, diagnostic, traitement
  • Expérience professionnelle / rendement / assiduité
  • Rémunération
  • Intention de changer d’emploi
  • Études / perfectionnement des compétences / formation professionnelle et activités extraprofessionnelles / situation actuelle
  • Numéro d’employé
  • Numéro de la demande d’indemnisation / Renseignements sur l’assurance
  • Coordonnées du conseiller juridique

Motifs de la collecte des renseignements

Pour chaque service offert par ACCLAIM, nous préciserons les motifs de la collecte de renseignements personnels.

En général, nous recueillons et utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Aider le conseiller en gestion d’invalidité à évaluer l’état actuel et les besoins de la personne, et à faire des recommandations sur l’accès au traitement et les services de réadaptation, ainsi qu’à faciliter le retour au travail ou la reprise des activités de la vie quotidienne.
  • Élaborer les plans de traitement et de réadaptation appropriés.
  • Déterminer le droit aux prestations, au nom de l’employeur ou de l’assureur.
  • Assurer la prestation adéquate des produits et des services que nous offrons, notamment l’évaluation des demandes d’indemnisation.
  • Verser les prestations de remplacement de revenu au nom de l’employeur ou de l’assureur.

Autorisation

Nous obtenons au préalable l’autorisation de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels. Aux fins de cette autorisation, nous précisons le motif de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements. Si après l’obtention de l’autorisation d’autres motifs requièrent la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements, ces motifs seront précisés et une autre autorisation sera obtenue. Toute personne peut en tout temps refuser de donner son autorisation ou la révoquer par écrit. Une telle révocation peut limiter la prestation des services ou des produits que nous offrons. Dans certains cas, des exigences légales peuvent empêcher le client de révoquer son autorisation.

Restrictions sur la collecte des renseignements

La collecte de renseignements personnels doit se limiter aux renseignements dont ACCLAIM a besoin aux fins définies par elle au moment de la collecte. Les renseignements personnels doivent être obtenus par des moyens honnêtes et licites.

Restrictions sur l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements

Nous ne recueillerons, n’utiliserons ni ne divulguerons de renseignements personnels d’une façon qui n’est pas raisonnable ou nécessaire pour la prestation des services professionnels pour lesquels notre société a été sollicitée.

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins déterminées et autorisées au moment de la collecte. Ces motifs sont directement et raisonnablement liés aux services pour lesquels nous avons été sollicités. Nous ne partageons pas les renseignements personnels ni les coordonnées avec d’autres parties à des fins de marketing.

Nous ne divulguons pas de renseignements personnels sans autorisation éclairée, notamment la connaissance du destinataire et les motifs de la divulgation. Nous limitons la divulgation des renseignements personnels aux parties autorisées et aux fins raisonnablement nécessaires pour offrir les services pour lesquels nous avons été sollicités. Lorsque vous autorisez la divulgation de vos renseignements personnels à une autre partie, nous prenons des mesures adéquates pour nous assurer que toutes les parties connaissent notre politique de protection des renseignements personnels, des droits contractuels et de leurs obligations légales.

Comme il est mentionné ci-dessus, ACCLAIM ne divulguera pas de renseignements personnels sans l’obtention d’une autorisation éclairée, sauf dans les cas particuliers suivants :

  • Lorsqu’une personne constitue un danger pour elle-même (p. ex., menaces de suicide) ou pour les autres (p. ex., menaces de blesser une autre personne).
  • Lorsque l’on soupçonne qu’un enfant est victime de violence ou de négligence.
  • Lorsque le client à qui les services sont offerts occupe un poste à risque élevé en matière de sécurité et qu’il présente un risque imminent de blessure pour lui-même ou pour les autres dans l’exercice de ses fonctions.

Les renseignements personnels ne seront conservés que durant la période nécessaire pour la réalisation de l’objectif pour lequel ils sont recueillis, à moins que la loi n’exige qu’ils soient conservés plus longtemps. Les renseignements personnels seront conservés et/ou détruits conformément aux politiques d’ACCLAIM et aux lois applicables.

Exactitude des renseignements personnels

Nous nous engageons à maintenir les renseignements personnels aussi exacts et à jour qu’il le faut, aux fins de la collecte, de l’utilisation et de la communication mentionnées ci-dessus. La tenue à jour de renseignements exacts est essentielle à notre capacité d’intervenir de façon adéquate et d’offrir les services appropriés. Nous nous conformerons à toute demande de correction ou de mise à jour des renseignements personnels, lorsque les changements sont requis aux fins de la collecte, de l’utilisation et de la communication mentionnées ci-dessus.

Protection des renseignements personnels

Nous veillons à ce que tous les renseignements personnels que nous détenons soient conservés de façon raisonnablement sécuritaire, compte tenu de leur nature, quel que soit le support sur lequel ils sont conservés. Les renseignements personnels sont conservés de façon à assurer la stricte confidentialité et ne sont consultés que par les employés et les agents autorisés d’ACCLAIM, ainsi que par les conseillers dont ACCLAIM retient les services. Tous les renseignements personnels sont protégés par un accès restreint aux personnes autorisées et sont conservés en toute sécurité, uniquement pour la période requise. Lorsqu’ils ne sont plus utiles, tous les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire.

Essentiellement, les renseignements personnels sont donc protégés sur le plan :

  • matériel, par l’utilisation de mesures de sécurité et de barrières physiques;
  • organisationnel, par nos politiques, procédures et niveaux d’accès;
  • technologique, par l’utilisation de mots de passe, de chiffrement, de pare-feu et de logiciels antivirus.

Tous nos employés reçoivent une formation sur notre politique et notre engagement en matière de protection des renseignements personnels et sur notre code de conduite, et ils sont également informés de leurs obligations en vertu des lois applicables. Tous les employés s’exposent à des mesures disciplinaires, voire au congédiement, en cas de violation de notre code de conduite ou des lois applicables.

Dans tous les cas où la prestation des services exige la communication de renseignements personnels à une autre partie, nous prenons des mesures raisonnables supplémentaires pour nous assurer que toutes les tierces parties sont a) au courant de notre politique et notre engagement en matière de protection des renseignements personnels, et b) au fait de leurs obligations en vertu des lois applicables.

Transparence

Le personnel d’ACCLAIM rendra facilement accessibles à nos clients toutes les précisions utiles sur nos politiques et procédures de gestion des renseignements personnels. Nous ferons en sorte que toute personne puisse facilement y accéder en personne, par écrit, par téléphone, dans les documents de l’entreprise et sur notre site Web.

Accès aux renseignements personnels

Les clients ont le droit de consulter et de vérifier les renseignements personnels à leur sujet conservés dans nos dossiers et de demander que les renseignements erronés soient corrigés, s’il y a lieu. Nous nous conformerons à toute demande d’accès aux renseignements personnels à des fins de vérification de leur exactitude et de leur mise à jour. Nous demandons que ces demandes soient faites par écrit. Pour recevoir le formulaire de demande d’accès aux renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels ou le chef d’équipe. L’accès sera accordé dans les 30 jours suivant la réception du formulaire dûment signé. S’il faut plus de temps en raison de la nature de la demande, une nouvelle échéance vous sera communiquée par écrit.

Dans les cas où il nous est légalement interdit d’autoriser au client d’accéder aux renseignements personnels à son sujet, nous l’informerons de la raison du refus, sous réserve des restrictions légales.

Modification de la politique sur la protection des renseignements personnels

Si nous estimons qu’il est nécessaire de modifier notre politique sur la protection des renseignements personnels, nous afficherons les modifications sur notre site Web dès leur entrée en vigueur. Les clients ont le droit de savoir en tout temps quels renseignements nous recueillons et comment ils sont utilisés, divulgués et conservés. Toute modification apportée à cette politique entrera en vigueur à la date à laquelle elle est affichée sur notre site Web.

Demandes d’information et préoccupations

Toute partie qui interagit avec ACCLAIM a le droit de demander de l’information sur notre conformité et nos politiques liées à la protection des renseignements personnels à leur sujet. Le formulaire de plainte et de demande d’enquête officielle concernant la protection des renseignements personnels peut être demandé en communiquant avec notre chef de la protection des renseignements personnels, à l’adresse privacy@acclaimability.com. ACCLAIM examinera toutes les plaintes. Si la plainte s’avère justifiée, nous prendrons les mesures appropriées, notamment la modification de nos politiques et pratiques.